Compte-rendu des échanges animés par Henri Cesbron Lavau
Le site de X-Mines-Consult
L'association vient d'atteindre l'effectif symbolique de 500 membres : "Nous partîmes cinq cents, mais par un prompt renfort, nous nous vîmes trois mille en arrivant au port".
Et le site vient de revêtir son nouvel habit : plus convivial, plus lisible, plus riche, donc plus efficace au service de l'association, de ses membres et surtout de leurs clients !
Avec l'objectif de devenir une référence (mondiale évidemment) sur la toile, avec ses 3 000 membres bientôt.
Un échange approfondi suggère de modifier la stratégie de communication pour permettre aux membres qui contribuent le plus à la notoriété de l'association de se faire connaître des clients et des prospects : un groupe de travail présidé par Nicolas Beaude proposera au Conseil d'Administration du 21 mai une démarche active dans ce but.
Mieux communiquer sur internet pour se faire connaître, transmettre une image forte et juste, éviter les erreurs qui détruisent en deux clic une réputation patiemment construite
Le réseau
Notre formation d'ingénieur s'accommode mal de la rationalité propre à la toile, sauf pour les camarades les plus jeunes, nés avec la souris entre les mains !
Henri Cesbron Lavau a eu la chance (le flair ?) de s'investir dans internet de puis 1996 grâce à un groupe expérimental piloté par la Lyonnaise, de se familiariser avec les outils de CMS (Content Management System) pour créer des documents de référence par les contributions de multiples acteurs, de créer, développer et modérer de nombreux sites et forum.
Le développement exponentiel des échanges depuis 10 ans n'est qu'un début : pour exister dans le monde à venir, un professionnel ne peut pas ignorer les règles qui régissent la communication en réseau.
La toile est un réseau, ni centralisé (chaque membre relié à un centre), ni distribué (chaque membre relié à d'autres comme les mailles d'un filet), mais décentralisé : chaque membre fait partie d'une ou plusieurs grappes elles-mêmes connectées entre elles. La création et l'entretien des liens avec les grappes les mieux adaptées au développement de chacun est donc absolument crucial !
Le mail
Outil de base du professionnel, il doit être utilisé avec le souci permanent de se mettre à la place du lecteur, il n'est pas un échange téléphonique ni une lettre :
- un objet et un seul par message, l'objet étant explicité dans le titre,
- un destinataire (exceptionnellement plusieurs) dont l'expéditeur attend une action (au minimum classer le message pour l'utiliser plus tard), des destinataires en copie seulement si le message a une valeur pour eux, des destinataires en copie cachée si la discrétion ou la confidentialité sont requises,
- un nom et un prénom pour chaque destinataire (un carnet d'adresses propre) plutôt que des alias incompréhensibles,
- une "adresse" de type Monsieur/Madame, ou Bonjour, ou Prénom, une formule de politesse et une signature en fin de message, d'autant plus formelles qu'il s'agit d'un premier contact (dans l'absolu, dans la journée), simplifiées en suite et selon les destinataires (pas de formule type prédéfinie),
- un usage modéré du "répondre à tous", de la reprise des échanges antérieurs sauf dans la négociation de contrats,
- le respect de l'orthographe (utiliser le correcteur intégré à l'outil de messagerie), le saut de ligne pour faciliter la lecture, l'usage prudent des majuscules (perçues comme un hurlement) et du soulignement (réservé aux liens web), l'emploi de caractères gras en format HTML pour attirer l'attention sur un point particulier,
- le renvoi à des documents par liens HTML plutôt que la transmission de pièces jointes,
- un usage modéré des demandes d'accusé de réception.
Les mails reçus doivent être traités par le professionnel selon des règles strictes, mais qui lui sont propres :
- le délai de réponse dépend de la valeur de la réponse pour l'autre,
- le classement et la sauvegarde dépendent de l'usage qu'on en fera (attention à la limitation des capacités de stockage par fichier = ne pas dépasser 500 Mo pour ne pas courir le risque d'un effacement soudain et total du contenu),
- traitement des spams (ne pas ouvrir ni répondre).
Le forum
Encore assez peu utilisé, c'est l'outil idéal du travail collaboratif pour des groupes comme les nôtres :
- un modérateur (ou plusieurs) qui s'investit fortement pour organiser le forum ( des sections identifiées pour chaque sujet, un fil de discussion, des messages),
- un sujet unique par section, des réponses courtes, un mot de remerciement pour les réponses, pas d'interférences dans la discussion entre deux membres sans valeur ajoutée forte, un emploi très limité des citations,
- une politique de modération adaptée : modération a priori pour parer à des dérives possibles si le forum est public mais a posteriori dans le cas contraire, corrections strictes dans le cas de documents contractuels mais souples dans le cas contraire, etc...
- une adaptation aux outils de recherche utilisables par le lecteur, avec une attention particulière aux mots-clés si les moteurs externes y ont accès, du fait de l'incidence forte sur la notoriété.
Le site
Chaque professionnel doit avoir son site, que ce soit pour fidéliser ses contacts ou pour permettre à des prospects de trouver la confirmation d'informations obtenues par d'autres canaux (échanges verbaux entre le professionnel et le prospect, bouche-à-oreille plus ou moins fidèle, rumeurs positives ou négatives).
Selon le positionnement de chacun, un équilibre doit être défini et maintenu entre :
- la présentation statique, les données de référence, l'image permanente,
- les articles de fond, significatifs de la valeur du professionnel, renouvelés régulièrement,
- les informations d'actualité, publiées à un rythme soutenu, déterminantes pour améliorer la qualité du référencement par les moteurs de recherche.
Les liens avec d'autres sites connexes sont le facteur-clé de succès d'un site : les liens entre le site X-Mines-Consult et les sites des membres de l'association sont déterminants à cet égard.
Le blog
Outil de communication large, le blog est utile au professionnel qui veut entretenir une communication très dynamique avec ses interlocuteurs, plus que le site.
Il est structuré par le calendrier et non par les sujets, et l'auteur du blog le maîtrise totalement, contrairement au forum.
Dans nos métiers, il constitue le vecteur idéal de notoriété pour les experts très actifs et sensibles aux contributions des tiers.
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