Règlement
intérieur
approuvé par l'AG du 7 juin 2001, modifié par l'AGE et le CA du 27 mai 2008
Titre I
Assemblée générale
(Art. 12 des statuts)
Article premier
L'assemblée générale doit
être convoquée au moins 15 jours à l'avance. Le projet d'ordre du jour élaboré
par le conseil d'administration est indiqué sur la convocation.
La convocation est effectuée
par message électronique (courriel) adressé à chaque membre actif, et par
annonce sur le site Internet de l'Association.
Article 2
Le conseil d'administration,
par affichage sur le site Internet au plus tard deux mois avant l'assemblée
générale, fait connaître aux membres la liste des vacances ouvertes ou qui vont
s'ouvrir dans le conseil, ainsi que les noms des remplaçants provisoires
éventuellement nommés par le conseil, et demande aux membres de proposer des
candidats pour les sièges vacants.
Les candidatures doivent
parvenir à l'un des secrétaires du Bureau, sous forme de courriel ou de lettre,
au plus tard un mois avant l'assemblée générale. Aucune candidature ne peut
être acceptée si l'intéressé n'est pas à jour de sa cotisation.
Article 3
Le conseil d'administration
établit une liste comprenant :
-
les candidats proposés
par le conseil ;
-
les candidats ayant fait
acte de candidature selon la procédure prévue à l'article 2.
Cette liste est arrêtée et
publiée sur le site de l'Association au plus tard 15 jours avant la date
retenue pour l'assemblée générale. Elle est adressée aux membres actifs avec la
convocation à l'assemblée générale.
Article 4
Lors de l'assemblée générale,
les différents votes prévus à l'ordre du jour sont effectués à main levée,
hormis le renouvellement du conseil d'administration. En ce qui concerne ce
dernier, les bulletins de vote sont établis par l'Association ; une copie
téléchargeable et imprimable est mise à disposition sur le site ; des
exemplaires imprimés sont rendus disponibles dans la salle où a lieu le vote.
Pour le vote, les bulletins sont déposés dans une urne, sans marque distinctive
du votant. Celui-ci l'apporte lui-même ou l'adresse au président du conseil
d'administration sous une seconde enveloppe qui porte son nom et sa signature.
L'ouverture de ces enveloppes n'est faite que par les scrutateurs lors du
dépouillement du scrutin.
Chaque bulletin ne doit pas
contenir plus de noms que de sièges à pourvoir. Ces noms sont pris sur la liste
mentionnée à l'article 3. Une enveloppe ne doit pas contenir plusieurs
bulletins. Tout vote qui ne remplira pas ces conditions sera nul.
Les membres présents
disposant d'une ou plusieurs
procurations sont invités à déposer le ou les bulletins correspondants dans
l'urne en même temps que leur propre bulletin. Un maximum de cinq procurations
par membre est admis. Chaque procuration doit avoir fait l'objet, soit d'un
mandat établi sur papier libre et remis au début de l'assemblée générale par le
mandataire, soit d'un courriel adressé par le mandant au mandataire avec copie
à l'un des secrétaires, au plus tard trois jours avant l'assemblée générale.
Article 5
Un membre du conseil
d'administration non soumis à réélection et désigné par le Président préside au
dépouillement du scrutin, assisté par deux scrutateurs nommés par l'assemblée
générale au début de la séance. Le résultat est annoncé dès qu'il est connu,
sous réserve, toutefois, de la vérification par le conseil d'administration de
la régularité des opérations.
Article 6
Sont proclamés élus aux
postes vacants à l'issue du scrutin les candidats pris dans l'ordre décroissant
du nombre de voix obtenues, jusqu'à atteindre le nombre de sièges à pourvoir.
En cas d'égalité de voix obtenues, le candidat le plus jeune est proclamé élu.
Article 7
Si une vacance d'un siège
d'administrateur se produit avant le terme du mandat correspondant, le conseil
d'administration soumet à la prochaine assemblée générale l'élection de
l'administrateur qu'il a provisoirement coopté, en le faisant figurer sur la
liste mentionnée à l'article 3. Le mandat du membre ainsi élu prend fin à la
date à laquelle devait normalement expirer celui du membre ainsi remplacé.
Article 8
Comme prévu à l'article 12
des statuts, un membre absent à l'assemblée générale peut déléguer son vote à
un membre présent, ou participer au vote par voie électronique.
Ce vote s'effectue sur les
résolutions jointes à la convocation à l'assemblée générale et contenues dans
l'ordre du jour, et pour lesquelles le vote en séance s'effectue à main levée,
donc de façon non anonyme.
Il prend la forme d'un mél
adressé à l'un des secrétaires, au plus tard trois jours avant la tenue de
l'assemblée générale, et sous le format indiqué dans le mél de convocation.
Titre II
Conseil d'administration
(article 10 des statuts)
Article 9
Sauf en cas d'urgence, les
convocations pour les réunions du conseil d'administration sont envoyées par courriel
au moins huit jours à l'avance, avec indication de l'ordre du jour établi
préalablement par le président.
Article 10
En cas d'empêchement du
président, le vice-président le remplace et sa voix est alors prépondérante
dans les mêmes conditions que celle du président.
Article 11
Le conseil peut nommer
président d'honneur de l'association le président sortant à la cessation de ses
fonctions.
Le président d'honneur
assiste au conseil avec voie consultative, pour autant qu'il reste membre actif
de l'association au sens de l'article 6 des statuts.
Titre III
Dispositions financières
Article 12
Les dépenses sont faites en
conformité avec le budget annuel. En cas d'urgence, le bureau peut autoriser
des dépenses non prévues au budget, sous réserve de les soumettre au conseil
d'administration dans la séance qui suit.
Toutes les dépenses sont réglées par le président ou le trésorier
au moyen de chèques délivrés par la banque de l'association.
Article 13
L'exercice financier s'étend
du 1er janvier au 31 décembre. Le conseil d'administration arrête,
en temps utile, sur proposition du trésorier, les comptes de l'exercice clos et
le budget de l'exercice suivant qui doivent être soumis à l'assemblée générale.
Les comptes sont certifiés par le commissaire aux comptes nommé par l'assemblée
générale précédente.
Titre IV
Admission et radiation des membres.
Cotisations
(articles 7 et 8 des statuts)
Article 14
La cotisation annuelle est
exigible dès le 1er janvier et payable au plus tard le 15 mars du
mois de l'année à laquelle elle correspond.
Article 15
En cas d'adhésion en cours
d'année :
-
la cotisation est due en
totalité pour une adhésion entre le 1er janvier et le 30 juin ;
-
elle est réduite de 50%
en cas d'adhésion entre le 1er juillet et le 31 décembre.
Article 16
Les rappels pour non-paiement
prévus à l'article 8 des statuts interviennent :
-
le premier, au 15 mars
de l'année concernée ;
-
le second, au 15
septembre.
Article 17
Les membres radiés pour défaut de cotisation
et qui ne demandent pas à l'association de supprimer de ses fichiers toute
donnée les concernant, peuvent modifier
leurs données personnelles et recevoir éventuellement les
messages adressés aux membres, mais
ils n'ont plus accès aux informations réservées aux membres.
Titre V
Correspondants
Article 18
Les correspondants
sont les personnes dont la
coopération avec l'association est jugée utile par le bureau et qui sont
parrainées par deux membres.
A ce titre
-
ils sont enregistrés
dans la base de données informatiques de l'association,
-
ils peuvent introduire
et modifier leurs données personnelles,
-
ils reçoivent les
messages adressés aux membres,
mais ils n'ont pas accès aux
informations réservées aux membres.
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